Règlement d’Ordre Intérieur
approuvé lors de la 5e Assemblée Générale - Bruxelles, le 31 octobre 2004
Section 1 - Le nom
Section 2 - Le siège social
Section 3 - Les objectifs
La diffusion de quatre Newsletters par an est recommandée
- Le RESEAU d'ateliers
Chaque membre de l'association est invité à prendre part à l'un ou l'autre des ateliers, à être un membre actif, à partager ses expériences, …
Afin d'assurer une cohérence, une évolution et une continuité parmi les ateliers, un coordinateur de l'ensemble du RESEAU sera désigné par le Bureau à qui il devra lui-même transmettre feed-back et rapport.
Le coordinateur du RESEAU devrait être un des membres du Bureau -ou tout au moins avoir de proches contacts avec le Bureau (actuellement il s'agit de Elisabeth CAUCHON).
Pour participer à un atelier ou à un séminaire, …, organisé par HOPE, les membres doivent être en règle de cotisation. Ce n'est pas suffisant d'être le représentant d'un membre collectif.
Chaque atelier est responsable de sa propre organisation (méthodologie, …). Le Bureau doit être informé de toute "manifestation publique" (exposition, publication, …) organisée par un atelier.
D'un autre côté, le Bureau informera les coordinateurs de toute opportunité de promotion de travail des ateliers.
Chaque atelier se choisit un coordinateur qui s'engage à gérer le travail pour une durée de deux ans (renouvelable). Au démarrage de l'atelier le Bureau peut solliciter un coordinateur pour un terme allant jusqu'à la première réunion de l'atelier concerné. Si il n'y a aucun progrès dans un atelier ou si le Bureau est interpellé à cause de problème interne, le Bureau peut demander aux membres dudit atelier de redéfinir leurs objectifs, méthodologie, ou de se choisir un autre coordinateur. Ce sera le cas si un atelier ne travaille pas dans l'esprit des statuts de l'association.
Le coordinateur d’un atelier est l’organisateur pédagogique et logistique de son atelier et il travaille en relation avec :
- Le coordinateur du RESEAU : à qui il transmet en début d'année une liste actualisée des membres de son atelier et à qui il fait part de l'évolution du travail dans son atelier;
- Le gestionnaire du site Internet : pour l’informer des activités, des réunions prévues etc. ;
- Le Bureau : qui doit approuver toute publication au nom de HOPE ou les recherches de subsides pour l'organisation de séminaires, expositions, …etc.
- Le trésorier : qui vérifie les comptes afin de contrôler les subsides donnés au nom de Hope à un atelier.
Afin d'assurer une cohérence, une évolution et une continuité parmi les ateliers, un coordinateur de l'ensemble du RESEAU sera désigné par le Bureau afin qu'il lui transmette un feed-back et un rapport.
Le coordinateur du RESEAU doit être un des membres du Bureau -ou tout au moins avoir de proches contacts avec le Bureau (actuellement il s'agit de Elisabeth CAUCHON (Fr.)).
Clôture d'un atelier:
L'arrêt d'un atelier est décidé par le Bureau.
Section 4 - Les membres
a) Membres affectifs et associés. Les membres paient leur cotisation annuelle à leur membre du Comité. Chaque année, le membre du Comité envoie la liste actualisée des membres (qui est régulièrement actualisée) au président, à la secrétaire et au trésorier. La cotisation de tous les membres doit être versée au trésorier de HOPE avant le 1er septembre. S’il y a une assemblée générale avant cette date, le paiement doit être effectué au préalable.
b) Les membres d'honneur sont autorisés à parler officiellement en faisant valoir leur titre de "Membre d'honneur de HOPE", ils sont autorisés à parler ou à publier au nom de HOPE avec l’accord du Bureau. Les membres d'honneur peuvent être également des membres effectifs s'ils le désirent et rencontrent les critères prévus dans les statuts.
Section 5 - Les clauses de suspension
Section 6 - L'assemblée générale
6.1. L'assemblée générale est ouverte par le président qui préside la réunion, suivant l’ordre du jour envoyé 40 jours avant l’assemblée et rédigé en trois langues selon les destinataires. Le conducteur de l'assemblée générale, proposé par le conseil d'administration, est approuvé par l'assemblée générale. Le rapporteur, proposé par le conseil d'administration, est approuvé par l'assemblée générale. Le conseil d'administration nomme le secrétaire du rapporteur Les discussions peuvent être enregistrées; les enregistrements serviront de support pour le compte-rendu (statuts art 6).
Les personnes responsables du dépouillement seront désignées par le conducteur.
6.2. L'assemblée générale sera conduite selon l'ordre du jour (Statuts Art 6). Toute proposition pour des changements suggérés doit être communiquée par écrit au président, deux semaines avant l'assemblée générale. L'assemblée générale peut décider de changer l'ordre du jour et de reprendre plus tard les points notés à l'ordre du jour.
6.3. Le conducteur mène les débats de l'assemblée générale et veille à la bonne poursuite de l’assemblée générale. Les participants doivent accepter les décisions prises par le conducteur.
6.4. Les intervenants seront invités à prendre la parole dans l'ordre où ils ont été enregistrés par le conducteur. Cependant, le président et la personne qui introduit la proposition, peuvent à tout moment demander la parole, et le conducteur peut leur permettre une brève réplique. L’inscription peut se faire durant l’assemblée générale.
6.5. Le conducteur peut décider, avec le consentement de l'assemblée générale, d'un temps limite de parole. Le conducteur ou un membre peut proposer de clore les débats après les allocutions des intervenants enregistrés. Si une telle proposition est adoptée par l'assemblée générale, seuls le président et la personne qui fait la proposition peuvent prendre la parole.
6.6. Des propositions pour des résolutions et le changement de celles-ci doivent être transmises par écrit au conducteur. Le conducteur décidera de l'ordre dans lequel les propositions et les changements de propositions seront mis au vote.
6.7. Tous les ordres du jour doivent inclure une place "Divers" (sans décision). Le membre, dans l’incapacité d’être présent à l’assemblée, peut envoyer ses observations concernant l’ordre du jour au Président et ceux-ci seront présentés, à l’assemblée générale, par le conducteur au moment approprié.
6.8. Pendant l'assemblée générale, le conseil d'administration peut demander un bref temps d'arrêt pour une courte réunion.
6.9. A la fin de l'assemblée générale, le rapporteur et le secrétaire du rapporteur résumeront les décisions prises lors de la réunion et soumettront ce résumé à l'approbation de l'assemblée générale.
6.10. Un résumé de l'assemblée générale sera inclus dans la prochaine Newsletter et un rapport détaillé sera envoyé à chaque membre du comité.
6.11. Le conseil d'administration choisira au moins 2 conducteurs possibles et il s’assurera que ceux- ci ont les qualifications suivantes : ils sont compétents, neutres, ils peuvent donner la parole, ordonnés, ils ont une connaissance parfaite des statuts. Si aucun des deux conducteurs n’est accepté par l’assemblée générale, il est du devoir de l’assemblée générale de prévoir un conducteur qui convient.
6.12. Dans un esprit de bonne démocratie, le conseil d'administration doit être conscient de la nécessité d’une bonne traduction durant l’assemblée générale.
Section 7 - Les modifications de statuts
Section 8 : Comité
8.1. Pas de règles générales pour l'élection des représentants nationaux mais les représentants doivent être désignés par les adhérents de HOPE nationaux selon les règles de désignation des présidents d'association de ce pays. Avant la première élection, le Bureau peut travailler avec une " personne de contact " qui est la première personne d'un pays à avoir contacté l'association et/ou qui semble la plus adéquate pour débuter la collaboration.
8.2. Un procès-verbal des réunions du Comité doit être établi et approuvé.
8.3. L'ordre du jour doit prévoir un point "Divers" (sans décision).
8.4. Le président prévoit l'ordre du jour; il peut déléguer la conduite de la réunion.
8.5. Les représentants nationaux seront élus pour une période de deux à trois ans renouvelable, ils auront un suppléant.
8.6. Le rôle du membre du comité est :
* de représenter son pays
* d'informer régulièrement le Bureau, le Comité et l'A.G. au moins tous
les deux ans à propos du développement de l'enseignement aux
jeunes maladies dans son pays et à propos des projets Comenius et
autres projets européens en cours dans son pays
* de rassembler des informations, articles etc et de les envoyer à
l'éditeur de la Newsletter
* de maintenir le contact entre les membres de son pays et de leur
communiquer les informations venant du Bureau, à propos de congrès et autres événements de HOPE, …
* de transmettre les demandes, publications, travaux ... des membres de
son pays au conseil d'administration
* récolter les cotisations, envoyer le montant total au trésorier et
transmettre la liste complète aux secrétaire et trésorier (voir section 4a)
* sensibiliser les enseignants en milieu hospitalier et tout enseignant
d'enfants malades à l'association HOPE et tâcher de les faire membre
* trouver des membres associés
* d'être en contact avec les associations nationales d'enseignement aux
jeunes maladies, d'enseignement spécialisé et autres associations
similaires, l'administration nationale des écoles et le ministère de
l'enseignement en vue d'échanger des informations entre eux et HOPE
* de promouvoir les buts de HOPE et la Charte pour le droit à
l'enseignement des enfants malades dans leur pays
8.7. C’est la tâche du comité de trouver, entre les assemblées générales, des
candidats au poste d'administrateur, désireux de travailler pour l’association.
Le Comité doit s’assurer
* une répartition géographique suffisante des membres du conseil
d'administration
* une représentativité d'hôpitaux généraux et psychiatriques
* une représentativité de tous les niveaux d'enseignants aux jeunes
malades.
Le Comité présente au bureau les candidats pour faire partie du futur bureau et à présenter ensuite à l’A .G.
8.8. Les réunions se dérouleront suivant les mêmes modalités que celles de l’assemblée générale ( invitation, ...).
Section 9 : Le conseil d'administration (= le Bureau)
9.1. Les membres du conseil d'administration, issus de pays différents suivant une répartition géographique, représentent les intérêts de toute l’Europe (ils doivent être neutres dans leurs décisions et se concentrer sur l’organisation de l’avenir de HOPE)
9.2. Il est souhaitable que le changement progressif dans les membres du conseil d'administration n'excède pas 1/3 à chaque assemblée générale (1 parmi le président, secrétaire, trésorier et 2 membres du conseil d'administration).
Au moins 2/3 des membres du bureau doivent être des membres actifs (en activité auprès d'enfants malades). Par ailleurs, le président et le trésorier doivent être des membres actifs voir note version anglaise
9.3. Chaque membre du conseil d'administration enverra, si c'est possible, un suppléant, approuvé par le président En cas d'indisponibilité, les président, secrétaire et trésorier doivent envoyer un suppléant nommé pour les réunions de conseil d'administration.
9.4. Les membres du conseil d'administration sont libres d’exprimer leur opinion dans la mesure où ils précisent qu’il s’agit de leur opinion personnelle, mais ils doivent rapporter loyalement les décisions du conseil d'administration.
9.5.Les réunions du conseil d'administration se tiennent deux fois l’an.
9.6. Le président est l'autorité légale de l'association et signe les documents légaux ou importants.
9.7. Le président aura une expérience confirmée dans la conduite de réunions.
9.8. Lorsqu’un membre du conseil d'administration représente le conseil d'administration dans des domaines non prévus, il doit en informer les membres du conseil d'administration et toute remarque doit être adressée au président dans les 10 jours. Lorsque le membre du conseil d'administration n'est pas certain de ses affirmations dans certains domaines, il doit les exprimer en son nom propre et non au nom de l'association. Ces domaines doivent être présentés à la prochaine réunion du conseil d'administration pour approbation de ces décisions.
9.9. Le secrétaire enverra aux membres du conseil d'administration l'ordre du jour proposé de ces réunions pour commentaires et ajouts, pour approbation définitive par le président
9.10. Le secrétaire est autorisé à écrire des lettres générales au nom de l'association, mais, il doit consulter le président pour les décisions importantes et celui-ci a la possibilité de décider de consulter le conseil d'administration.
9.11. Le rôle du trésorier est stipulé dans les statuts (Status Art 11).
9.12. Le trésorier devra tenir à jour la liste des membres et fournir les cartes de membre.
9.13. Règlement pour les candidats au conseil d'administration : un membre du conseil d'administration sera un membre actif de l’association Toute candidature doit être introduite trois mois avant l'assemblée générale. Les candidats devront envoyer un curriculum vitae, exprimer ce qu'ils veulent faire dans l'association et ce qu'ils peuvent offrir.
Section 10 - La juridiction
Pour éviter des demandes simultanées (dupliquées), tout dossier introduit ou accord au nom de HOPE doit obtenir au préalable l'approbation signée du président.
Section 11 : Finances
11.1 Les cotisations doivent rester au montant actuel jusqu'à ce que
l'assemblée générale en décide autrement:
* Les membres effectifs : 15€ min
* Les membres associés : 15 € min
* Les membres collectifs : 30 € min
Il peut être ajouté une somme pour la gestion de l'organisation nationale.
11.2.: Frais de voyage
- Frais de voyage pour les membres du comité :
Etant donné le maigre budget de HOPE, il est nécessaire que les représentants nationaux cherchent par leurs propres moyens des ressources pour couvrir leurs déplacements et séjours pour participer aux réunions de Comité. S'ils n'y parviennent pas, HOPE paiera leurs frais de voyage dans des limites budgétaires. Il est du devoir de chaque membre du comité de rechercher la solution la moins chère, dans tous les cas, HOPE interviendra sur base du prix le plus bas.
Si le budget n'est pas suffisant, le bureau décidera de payer un pourcentage des frais. Les membres du comité doivent rentrer leur ticket original pour pouvoir obtenir un remboursement.
- Frais de voyage pour les membres du bureau :
Pour les réunions du Bureau, il est également nécessaire que les membres du bureau cherchent leur propre financement pour les voyages et logements en vue de participer aux réunions du Bureau. S'ils n'y parviennent pas, HOPE paiera les frais de voyage et de logement. Il est du devoir des membres du bureau de rechercher la solution la plus économique. Les membres du Bureau doivent présenter le ticket original en vue d'un remboursement.
11.3. Tant le trésorier que le président peuvent effectuer des transactions bancaires isolément jusqu'à un montant 250 € et s'ils sont tous deux indisponibles la gestion financière quotidienne peut être assurée par deux membres choisis par le Bureau.
Section 12 - Le règlement d'ordre intérieur
Les noms des personnes reprises dans le R.O.I. en charge d’une responsabilité (coordinateur de l’ensemble du RESEAU, les suppléants au Président, Trésorier, Secrétaire, …) repris dans le présent R.O.I. peuvent être modifiés sans passer par l’approbation de l’A.G. L’information sera néanmoins portée à la connaissance des membres par le biais de la Newsletter et/ou du site
Section 13- Divers
Il est souhaitable qu'un congrès se tienne tous les 4 ans. Le conseil d'administration décidera du lieu du congrès en se basant sur les dossiers introduits par les différents pays candidats trois ans avant le congrès. Le conseil d'administration tiendra compte de la répartition géographique, de l'accessibilité du lieu, du logement, du support financier et du contenu proposés.
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vérifié corrigé et mis en conformité avec le texte anglais ce 7 avril 2006 (et transmis ainsi au bureau).